邮箱网 0条评论 4422次浏览 2020年03月05日 星期四 12:42
中国邮箱网讯 3月5日消息 今天想和大家讨论的,是大家在工作中经常使用却常常用错的小细节——邮件里的抄送功能。
我相信绝大多数朋友都用过邮件里的抄送功能,其实在外贸工作里,邮件的抄送也是非常有讲究的:
什么时候要抄送?什么时候不抄送?抄送给谁?
别小看这些问题,要是用错了,稍有不慎,你的订单也就没了。
01、一次失败的沟通
老规矩,我们先来看一位朋友的案例:
老师,您好!现在有一个关于邮件抄送的问题想来问问您:
几个月之前,我在展会遇到了一个波兰客户,她的职位是进口经理,展会后我继续跟进她,她发给我一封邮件,大致意思如下:
产品这块一直是他们的产品经理在负责,接下来我只需要联系产品经理就行,产品经理会对比他们现有的供应商的价格,尽快给我一个意见。
当然,如果有什么事情也可以找她这个进口经理商量。
这封邮件同时抄送给了他们CEO和产品经理。
从这之后,我就开始单独跟产品经理联系,不过这个产品经理的态度很冷淡,我发了好几封邮件,产品经理都是爱答不理的。
后来我试着把邮件抄送给了进口经理,产品经理终于回复了。
后来我们的往来邮件都CC给了进口经理,直到第3封邮件的时候产品经理就没再抄送了。
有一次我们在谈到订单数量的时候,产品经理单独回复了我,但后来我再发邮件过去,产品经理又不回复了。
我不知道哪里出了问题,现在我很纠结,你说我要不要再试着发一封邮件抄送给进口经理呢?
02、邮件抄送的注意点
当时我是这么回复他的:
其实一开始,因为产品经理不回复你消息,你就把邮件抄送给进口经理的时候,就错了。
邮件是不能随意抄送的,邮件抄送的时间都是有讲究的。
一般来讲,第一次联系买手的时候,抄送他上司,这是必要的。
但如果买手在回复你邮件的时候,却没有抄送给他上司,那这时候你就需要警惕了。
下一次再发邮件的时候留个心眼,再抄送一次给他的上司,如果这个买手在回复你的邮件中,依然不抄送的话,这就是一个明确信号——
以后你跟他往来邮件,一律都不要再抄送给别人。
至于你说这个产品经理不联系你,我可以告诉你,我做买手多年,买手的工作量都是很大的,每天有很多事项要处理。
所以买手一时没有回复你,那也很正常,或许是手头上的其他工作耽搁了。
这个时候需要的是沉住气,用mail group跟进一下,问问客户,是不是遇到了什么困难?有没有办法解决?需不需要你这边支持和配合?
先把姿态做足,让客人信任你,这才是关键,如果说几封邮件发过去依然没有反应,可以试着打个电话。
反正我们秉承一个原则——就是客户抄送给谁,我们回复的时候就抄送,如果客户不抄送,我们就绝对不可以贸然抄送。
客户不抄送,自然有他的理由,也许是不想因此影响到同事,又或许是有其他的原因,但是不方便告诉你。
既然我们都不知道原因,那就按部就班的跟进,然后缓慢试探。
否则,贸然越级,只会让买手变得讨厌你。
03、不要忽视小人物
职场里不要忽视任何一个小人物。
你一边和买手聊订单的事情,一边又把你们交谈的细节全部抄送给他上司,买手只会觉得你是在拿他上司压他。
这就好比某个供应商写邮件给我,毅冰,你们这个产品六个月都没有返单了,最近会有返单么?
如果这个邮件是单独写给我的,我可能还会大致回复一下,但如果手上还在忙着其他工作,那就先放在一边,过段时间再处理。
总之,该怎么处理这封邮件,我心里是有数的。
但如果这个供应商写邮件给我的时候,同时抄送给我上司,那这个事情就没有那么简单了。
一方面我会很恼火:
“这个供应商什么意思?是觉得我做不了主么?还是怕我不跟他说实话?
就这么点事情,还把邮件抄送给我上司,想拿他来压我?行,既然你看不起我,那就别怪我不客气了。”
另一方面,对于这类不够谨慎的供应商,我一般都是敬而远之,必须换掉,没有任何商量。
如果和这种最基本的职场道理都不懂的人在一起工作,说不定以后会给我捅出什么篓子。
当然了,我也不会在明面上排挤他,对付这种供应商,我也有自己的一套办法。
我会十分客气的回复这个供应商的邮件,告知他我们公司目前的具体情况,甚至把我们零售的数据都发一份给他参考。
告诉他大约什么时候我们会有采购计划,到那个时候我会再安排他重新报价和准备样品。
这封邮件一过去,供应商也许就会放松了,觉得心里有底了,
但是这些都只是表面的,虽然邮件里我很客气,但实际上,他在我心里已经出局了。
下次?
绝对不会再有下次了,真到了重新下单的时候,有的是办法让他出局。
部分朋友一直有一种“你不解决,我就找你们领导”的思想,我希望大家能把这个思想尽快地给改过来。
职场里,每个人都有自己的人脉和渠道,都有自己的business,你越级,就等于是给别人施压。
一个成年人,是不会喜欢别人在侵占自己的空间的。
不越级,这是规矩,动了别人的利益,只会让别人觉得你是个规矩破坏者。
不愿意也不会再想跟你打交道。