中国邮箱网讯 10月28日消息 无论在职场还是高校，邮件都是一个非常重要的沟通交流工具，跟即时通讯的软件相比，它更为正式。
在公司，团队内部会使用邮件的方式同步工作进度、解决问题，或者向上级做汇报等。
在学校，我们经常需要以发邮件的形式提交作业、发送申请，或者跟老师进行沟通等。
所以能够正确并且规范的书写邮件，一定是我们必备的一项技能，而熟练这项技能的朋友也一定能够更加高效的完成工作。
到底如何写好一封工作或学术邮件呢？今天我们就在分享一个Outlook使用技巧的同时，一并教会你。
1. 邮件标题
一个合格的邮件标题需要能够准确、清楚的概括整封邮件的主题，做到简洁、易懂、便于查找。
例如，你需要汇报一份工作报告，那“工作报告”这样的标题领导能知道是什么吗？
改为：时间-项目-部门-姓名，这样的格式，就比只写“工作汇报”四个字清晰很多。
2. 正文称呼
正文开头一定要写对收件人进行称呼问好。一是体现你的礼仪，二是避免抄送后打扰到非必要回复的同事。
在正式邮件的撰写中，使用“您好”是一个更为合适、礼貌的称呼。
3. 邮件正文
正文一定要做到简明扼要、有条理性并能突出重点。
工作邮件切记不要长篇大论地讲故事。因为邮件字数过多，容易给对方造成阅读障碍，尽量用最少的文字，表达清楚相应的内容就好了。
同理，在学术邮件中，当我们需要向老师提出若干个问题的时候，最好能够清晰的划分出问题点。这样不仅老师回答的时候方便，你接收到的答案也会是较为清晰的。
4. 邮件结尾
邮件结尾需要表达对对方的尊重，并清楚的留下发件人的名字和具体的联系方式，这样一旦出现紧急问题，对方可以及时联系到你。
▲ 重点：知道这样漂亮的结尾，如何一键置入Outlook邮件吗？
在新建邮件页面的顶部的功能栏，点击签名-编辑签名，就可以在弹出的小窗口进行编辑了。
编辑完成后，点击保存。在签名中就可以选择自己刚刚编辑好的签名了。
5. 关于附件
工作中我们也经常需要发送文件，如何在发送多份附件的同时，让收件人一目了然？
附件以关键词命名。例如，XXX产品方案修改版，千万不要出现“新建word”这样的文件名。
同时，我们要尽量减少收件人打开邮件时的操作。如果你的word文档中内容太多，则建议你写一个摘要在正文。总之，将能够放在正文里面的内容都要贴出来。
6. 关于抄送
到底该选收件人还是抄送人，傻傻分不清？
一般来说，收件人是受理这封邮件所提出问题的人，他需要给出反馈。而抄送人是只需要知道这件事，非必须对邮件予以回复的人。
例如，有时我们需要发邮件给同事，让他打开一个后台的权限，但是需要抄送给领导，让他知晓这件事。
功能提示：抄送键入联系人，Outlook会联想帮你填写完整。
千万不要搞混！在一些人员层级划分很清楚的公司，发错邮件真的十分尴尬。
另外，发送邮箱的地址也要找对方确认好，因为内部邮箱命名的问题，很可能出现名字相似的员工，而他们的邮箱地址也非常相似。
7. 认真检查
以上几点做好后，一定不要忽略最后的检查。轻率地发出邮件后，才发现出了问题，只会功亏一篑。
写好的邮件至少检查两遍，比如收件人和抄送人有没有写全，标题、正文有没有错别字，附件有没有上传，上传的数量是否正确......
检查过后，有必要时可以给自己试发一封邮件，一些在编辑的时候不容易发现的问题，在接收的时候就能看的比较清楚了。
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