作者：瑞恩•霍尔姆斯（Ryan Holmes），社交媒体管理工具Hootsuite的首席执行官。（本文最初发表在LinkedIn）
实际上，电子邮件正让我们变得更迟钝、效率更低下，甚至更沉默。现在普通员工每小时需要查看36次电子邮件，每周阅读、删除、发送以及拣选电邮就需要花掉整整13个小时。每次我们因电子邮件而分心时，平均需要16分钟才能重新将注意力回到当前的任务上。更令人纠结的是：有研究显示，那些经常查看电子邮件的人，IQ会下降10点，相当于一整晚未曾睡觉。
电子邮箱曾一度是我们每个人重要信息的储存库，但其现在却几乎大门四开，什么东西都能进来。现在电子邮箱中接收的多数信息都是垃圾邮件，只有少数是有时效性、可操作或值得打开的邮件。那些信奉“零电邮”哲学的人坚持认为，应对泛滥电子邮件的最好方式就是对它们进行系统性过滤，以某种形式给电子邮件分类，并每天清理电子邮箱。这真是最好的方法吗？实际上，我有更好的主意。
作为一家员工超过600人的全球性社交媒体公司的CEO，我每天会收到数百封电子邮件（有时候甚至高达数千封）。有些邮件很重要，但大多数都没有意义。摆脱电子邮件泛滥的关键是迅速评估哪些信息值得关注，然后尽可能高效地作出回复。尽管这意味着，很多时候我们要放弃所有邮件，更多依赖低科技工具（如电话）、高端通道（如社交媒体）等。
以下是我应付电子邮箱中电邮泛滥的六种方式：
1.使用SaneBox等工具尽量减少需要查看的电子邮件数量：SaneBox利用其独特的运算法则，将你所有即将收到的电子邮件进行分类排序。那些被认为非优先性的电子邮件会被自动归入@SaneLater文件夹中，允许你方便的时候再去看。其他重要邮件则会给出摘要，让使用者查看起来更方便。Sanebox主要与大型电邮服务运营商合作，比如Gmail、Outlook以及Yahoo等，不仅价格优惠，而且使用方便。他帮我节省了许多时间，同时也能确保重要电子邮件不被那些没有意义的信息淹没。
2.利用三句话哲学写电子邮件：多年来，我都保持在自己所有电子邮件上留下三句话“自定义签名”的习惯，即“很抱歉简短回复，我希望更详细解释，但因我每天收到的电子邮件数量太多，详细回复根本不可能。”我还在邮件内加入一个网站链接http://three.sentenc.es/，那里可以更详细地解释我的哲学。这种方法可有效地处理所有邮件，就像简短的SMS短信。我努力训练自己过滤掉无用的信息，只在邮件中保留最本质的内容。如果需要对某些邮件进行详细回复，我觉得亲自打电话可能更方便。
3.使用Rapportive应用迅速了解你正发送邮件的人：如果你想节省更多时间，Rapportive应用可以帮助你。这是Gmail的浏览器扩展，可以自动向你显示邮件收件人的LinkedIn照片、简介以及与其有关的众多链接。在你要发邮件时，只要键入收件人的电子邮件地址，其相关信息就会出现在右侧工具栏中。当你需要迅速回复大量邮件时，很多收件人你可能很少见过或不怎么认识，这款软件可以帮助你立即调出与他们有关的所有背景信息。
4.使用Canned Responses写你经常重复回复的邮件：你是否发现，自己似乎在一遍遍地写着相同的电子邮件回复？Gmail Lab新增的Canned Responses功能提出了完美解决方案。它可以让你汇编一个常发送信息“图书馆”，当你需要发送邮件时，只需要点击两下即可。Gmail会自动将相关信息塞入回复邮件的顶部，你需要做的就是点击发送。
5.使用静音功能对付恼人群邮件：令人感到惊讶的是，几乎很少有人知道Gmail有静音按钮。它可以让那些包含多人的冗长而恼人的邮件线索魔法般地消失。而下次有群邮件再次轰击你的电子邮箱时，只需要选择对话视图，然后点击“More actions”下拉菜单中的“静音”即可。任何新加入对话中的回复也会自动绕过你的邮箱，你可以选择存档以备随后阅读，也可以直接忽略。
6.在群对话中使用社交媒体：实际上，电子邮件永远无法做到真正的协同工作。试着通过电子邮件与一群人确定会议时间，这个特征会变得更为明显。消息大量涌入，导致用户疯狂滚动鼠标，以确保与对话同步。更好的选择是：使用Yammer类似的内部社交网络工具，它具有Facebook式的讨论特征。这种工具可以让多名员工同时发文、回复，并实时保持中央视图。它可以让你节省大量时间，这些讨论还可以被公开查询，以备将来使用。
现在越来越多的人都在呼吁封杀电子邮件，但至少现在其依然非常有用。关键是如何让它为你所用，而不是你被它所累。以上策略应该可以帮你节省阅读和回复电子邮件的时间。如果这些方法都失败，应该还有更多激进颁办法。从电子邮件中解脱出来吧？哪怕只有半小时，在生产力提高和头脑冷静的状态下，也可能创造奇迹。（风帆）
文章来源：腾讯科技编译
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