一、标题要简短，不宜冗长，最好用一句话完整概括，并包括基本关键词。

二、标题要能概括反映出邮件的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“李先生收”。

三、一封邮件尽可能针对一个主题，不在一封邮件内谈及多件事情或不同案件，以便于日后整理归纳。

四、可适当用使用大写字母戒特殊字符（如“*!”等）来突出标题，以引起收件人注意，但应适度，不要随便就用“紧急”、“特急”之类的字眼。

五、回复对方邮件时，可以重新更改标题，不要使用自动显示的“RERE”或者“答复答复”一大串标题，显得很不严谨。

★★★商务邮件里的称呼、称谓中，值得大家注意的问题

关于称呼，在《商务邮件：想说爱你不容易（一）》里，我们只是简单地提到了不要使用错号，以下为其它一些注意事项，一并补齐：

1.邮件的开头要称呼收件人。不仅显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在邮件有多个收件人的情况下，可以称呼大家、ALL。

2.如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但首先要把对方性别搞清楚。另外直接称呼全名也是不太礼貌的。

3.对不熟悉的人和客户不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜贸然称呼英文名。不要给谁写邮件都用个“Dearxxx”，显得很熟络。另外要注意看对方回复中习惯的称呼而定。总之要拿捏好尺度，恰当地称呼收件者，

4.开头结尾最好要有适当问候语，最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝工作顺利”、“顺颂商祺”之类都可，礼貌表现也不可太过分，否则可能让对方反感或轻视。

★★★商务邮件里，正文不仅要尽量避免口头禅、熟语、歇后语，还要注意言简意赅、通熟易懂。

1.正文应简明扼要说清事情；多用简单词汇或短句，使用正式书面语言，尽量不要使用口头语，以及晦涩难懂的语句，只将最重要和最有价值的信息传递给客户。表达如果具体内容较多，则正文应只作概括摘要，然后单独个文件作为附件，详细描述。

2.正文行文应通顺，逻辑清晰，如事情复杂，在正文中可用1、2、3、4方式列表，独立陈述，但每个段落应简短不要冗长。

3.正文内容尽量避免错别字，并且在一次邮件中应交待完整内容信息，不要遗漏，以免过会想起来又发封“补充”或者“更正”之类的邮件，这些都会让人很反感和感觉工作不严谨。

4.正文内容要考虑到收件人与自己的熟络程度、等级关系；区别性质是对内还是对外邮件，从面选择恰当的语气和表达方式进行论述，以免引起对方不适。要体现出尊重对方，如使用请、谢谢之类的语句。

5.工作邮件中最好不要涉及个人私事，不要将个人情绪带入，对客户意见及客户本人，不要带有负面情绪的评价字词，必须谨慎而理性的表达观点。在不熟悉情况下，不要时不时及过多使用一些笑脸之类符号。

6.合理使用图片、表格来辅助表达文字内容，尤其是某些技术性较强或文字难以阐述清楚的内容，将会增强客户体验。对重要内容，可适度加粗或特别色彩提示，但切忌过多提示，令人反而找不到重点。（文/王慧）

文章来源：中国邮箱网